Pre-incasso
Een laatste, duidelijke betalingsherinnering kan genoeg zijn. Met pre-incasso geeft u uw klant de kans om een openstaande factuur te voldoen, voordat een uitgebreider incassotraject nodig is.
Persoonlijk overleggen? 085 130 8925
Wat is pre-incasso?
Pre-incasso is de stap tussen uw eigen betalingsherinneringen en een incassotraject. We brengen de openstaande factuur opnieuw onder de aandacht en vragen om betaling of een reactie. Een heldere brief maakt duidelijk welk bedrag nog openstaat en waar de klant terechtkan met vragen.
Wanneer past deze aanpak?
Pre-incasso kan passen wanneer uw klant een factuur over het hoofd heeft gezien, de betaling heeft uitgesteld of nog vragen heeft. We kijken eerst naar de factuur, de afgesproken betaaltermijn en de eerdere correspondentie. Is er een inhoudelijk geschil, dan verdient dat aandacht voordat er nieuwe stappen worden gezet.
Een zorgvuldige aanpak,
stap voor stap.
Elke situatie vraagt om een eigen afweging. Dit overzicht laat zien welke onderdelen daarbij belangrijk zijn.
- 01
Factuur controleren
Is de juiste klant aangeschreven, klopt het saldo en is de afgesproken betaaltermijn voorbij? We beginnen bij de feiten.
- 02
Herinnering opstellen
De laatste herinnering maakt het bedrag, de achtergrond en de mogelijkheid om te reageren duidelijk.
- 03
Reactie afwachten
Een betaling, vraag of bezwaar geeft richting aan het vervolg. Een deelbetaling wordt in het saldo verwerkt.
- 04
Vervolg bespreken
Blijft een oplossing uit, dan kan minnelijke incasso worden afgewogen. Dat vraagt om nieuwe, heldere afspraken.
Voorkom dat u langs elkaar heen praat
Vraag bij twijfel of de factuur bij de juiste persoon is aangekomen. Bij een organisatie kan de opdrachtgever iemand anders zijn dan degene die betalingen verwerkt. Een fout e-mailadres, ontbrekend ordernummer of administratieve blokkade kan betaling vertragen. Leg een nieuwe betaalafspraak vast, zodat een toezegging niet opnieuw onduidelijk blijft.
Een consument is geen zakelijke afnemer
Bij een consument moeten de inhoud en termijn van een aanmaning zorgvuldig worden beoordeeld voordat incassokosten worden gevraagd. Plak daarom niet zomaar een bedrag aan kosten onder een standaardbrief. Stuur uw eerdere correspondentie mee bij de beoordeling en benoem wanneer de brief is verzonden en welke informatie over ontvangst beschikbaar is.
Bespreek mijn herinnering →Wat helpt om
overzicht te krijgen?
Met de juiste gegevens wordt een vraag concreter. Gebruik deze checklist voor uw eigen voorbereiding. U hoeft gevoelige stukken niet in het eerste contact te delen.
Stel eerst uw vraag →De oorspronkelijke factuur
Met factuurnummer, datum, betaaltermijn en het nog openstaande bedrag.
Uw overeenkomst
De opdrachtbevestiging en de afspraken over betaling of meerwerk.
Eerdere herinneringen
De verstuurde berichten, verzenddata en eventuele antwoorden.
Actueel saldo
Vermeld betalingen, creditnota’s en toegezegde betaaldata.
Een zorgvuldige herinnering
Bij een consument gelden specifieke voorwaarden voordat incassokosten mogen worden gerekend. Een correcte aanmaning met een termijn van 14 dagen is daarbij van belang. Laat de inhoud en de aanvang van die termijn beoordelen; een gewone herinnering voldoet niet automatisch aan alle eisen.
En als betaling uitblijft?
Dan bespreken we of minnelijke incasso de passende vervolgstap is. U weet vooraf wat de aanpak inhoudt en welke kostenafspraken gelden.
Wat u vooraf
wilt weten.
De antwoorden geven algemene uitleg. De feiten van uw eigen situatie bepalen welke aanpak passend is.
Meer informatie: Rijksoverheid: wanneer krijgt u te maken met een incassobureau?.
Is pre-incasso hetzelfde als een incassotraject?
Het is een voorbereidende stap: een laatste duidelijke herinnering voordat verdere inning wordt besproken. Welke werkzaamheden er precies onder vallen, hoort in de opdracht te staan.
Wat als mijn klant na de herinnering betaalt?
Geef de betaling direct door. De herinnering moet uitgaan van een actuele betaalstand; dat voorkomt onnodige opvolging. De afwikkeling en eventuele vergoeding volgen uit de gemaakte afspraken.
Moet ik een nieuwe brief sturen als ik al heb aangemaand?
Niet automatisch. Eerst moet worden bekeken wat er al is verzonden, aan wie en met welke termijn. Een bestaande brief kan bruikbaar zijn, maar dat is niet alleen aan de titel “aanmaning” te zien.
Wat als er een klacht over mijn werk komt?
Neem die reactie serieus en verzamel de overeenkomst, oplevering en eerdere communicatie. Eerst moet duidelijk worden of het gaat om een betalingsachterstand of een inhoudelijk geschil.
Even samen
naar uw situatie kijken?
Uw vraag over pre-incasso verdient een passend antwoord. Vertel kort wat er speelt en welke stap u wilt bespreken.
Zo begint het contact
- Vul uw eigen contactgegevens en een korte omschrijving in.
- Controleer het bericht en verstuur het zelf via uw e-mailprogramma.
- Bespreek welke stukken, werkzaamheden en voorwaarden bij uw vraag horen.
Een informatieverzoek is nog geen opdracht. Bij een lopende reactietermijn of spoed is het belangrijk om direct passende hulp te zoeken.
Liever bellen?
085 130 8925
info@rechtincasso.nl
Controleer uw bericht
Uw bericht is nog niet verstuurd. Controleer de tekst en verstuur hem daarna zelf via uw e-mailprogramma.
Geen e-mailprogramma geopend? Kopieer de tekst en mail deze naar info@rechtincasso.nl.
Lees verder in onze kennisbank
Klant betaalt niet: welke stap past bij uw situatie?
Een onbetaalde factuur vraagt om een gerichte reactie. Begin bij de oorzaak van de achterstand en kies daarna uw volgende stap.
Praktische uitleg
Een betalingsherinnering schrijven die duidelijk is
Een goede herinnering maakt betalen of reageren eenvoudig. De toon is vriendelijk, de informatie precies en de gevraagde vervolgstap herkenbaar.
Praktische uitleg
De veertiendagenbrief: wat moet u vooraf controleren?
Bij een consument vraagt het rekenen van incassokosten om een zorgvuldige laatste aanmaning. Alleen “binnen veertien dagen betalen” boven een factuur zetten is niet genoeg.
Praktische uitleg