Een dubbele betaling oplossen
Een dubbele betaling vraagt om een controle van uw administratie en duidelijk contact met de ontvanger. Verzamel eerst de betaalgegevens en koppel beide betalingen aan de juiste factuur.
Persoonlijk overleggen? 085 130 8925
Controleer of het echt dezelfde betaling is
Vergelijk factuurnummers, bedragen, betaaldata en bankrekeningnummers. Let op voorschotten, deelbetalingen, creditnota’s en verschillende facturen met hetzelfde bedrag. Bewaar de relevante bankafschriften en vraag zo nodig uw administratie om een overzicht.
Vraag om controle en terugbetaling
Neem schriftelijk contact op met de ontvanger. Vermeld de factuur en beide transacties en vraag om controle en terugbetaling van het te veel betaalde bedrag. Deel alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn. Controleer rekeninggegevens via een bekend contactkanaal.
Van vraag naar inzicht.
Gebruik dit overzicht om uw eigen situatie te ordenen. De precieze vervolgstap hangt af van de feiten.
- 01
Transacties vergelijken
Controleer bedragen, data, rekeningnummers en omschrijvingen.
- 02
Factuur koppelen
Sluit voorschotten, andere facturen en deelbetalingen uit.
- 03
Ontvanger benaderen
Vraag schriftelijk om controle en terugbetaling van het te veel betaalde bedrag.
- 04
Administratie herstellen
Leg de correctie vast en pas uw betaalproces aan om herhaling te voorkomen.
Vraag concreet om herstel
Maak in uw bericht duidelijk welke factuur u bedoelt en op welke twee data u heeft betaald. Vraag de ontvanger om het overzicht te controleren en het te veel ontvangen bedrag terug te betalen. Spreek een controleerbare vervolgstap af als er nog verschil van inzicht is. Verstuur geen volledig bankafschrift als alleen twee transacties relevant zijn.
Maak één persoon verantwoordelijk voor opvolging
Dubbele betalingen kunnen langer blijven liggen wanneer verschillende collega’s denken dat iemand anders de terugbetaling bewaakt. Wijs daarom een verantwoordelijke aan en noteer het toegezegde vervolg. Controleer of het bedrag daadwerkelijk terugkomt en sluit de administratieve post pas daarna.
Wat helpt om
overzicht te krijgen?
Met de juiste gegevens wordt een vraag concreter. Gebruik deze checklist voor uw eigen voorbereiding. U hoeft gevoelige stukken niet in het eerste contact te delen.
Stel eerst uw vraag →De factuur
Met het originele factuurnummer en de gegevens van de ontvanger.
Beide transacties
Datum, bedrag en betalingskenmerk van iedere overboeking.
Een saldo-overzicht
Zijn er andere facturen, voorschotten of creditnota’s die de bedragen verklaren?
Uw terugbetalingsverzoek
Bewaar het verzoek, eventuele toezeggingen en de terugontvangst.
Komt er geen oplossing?
Bewaar uw verzoeken en reacties. Is de ontvanger het oneens met uw overzicht, vraag dan naar de concrete reden. Bij een blijvend verschil van inzicht kan worden beoordeeld welke aanspraak u heeft en welke vervolgstap in verhouding staat tot het bedrag.
Voorkom herhaling
Verwerk betalingen direct bij de juiste factuur, controleer op dubbele factuurnummers en spreek af wie betalingen goedkeurt. Gebruik een vaste betaalronde en controleer openstaande posten voordat u een herinnering betaalt. Zo verkleint u de kans dat dezelfde factuur nogmaals wordt overgemaakt.
Wat u vooraf
wilt weten.
De antwoorden geven algemene uitleg. De feiten van uw eigen situatie bepalen welke aanpak passend is.
Moet de ontvanger een creditfactuur maken?
Een dubbele betaling en een correctie van de factuur zijn niet hetzelfde. Laat uw administratie beoordelen hoe de terugbetaling en de oorspronkelijke factuur correct worden verwerkt.
Kan ik het bedrag met een volgende factuur verrekenen?
Maak daarover niet zonder meer uw eigen aanname. Bespreek wat is toegestaan en leg een eventuele afspraak duidelijk vast, zodat geen nieuwe betalingsachterstand lijkt te ontstaan.
Wat als de ontvanger niet reageert?
Bewaar uw bewijs en eerdere verzoeken. Daarna kan worden beoordeeld welke aanspraak u heeft en welke stap in verhouding staat tot het bedrag.
Hoe voorkom ik dit in mijn betaalproces?
Controleer factuurnummer en openstaande post vóór betaling, verwerk betalingen tijdig en voorkom dat meerdere personen dezelfde betaalopdracht goedkeuren.
Even samen
naar uw situatie kijken?
Uw vraag over een dubbele betaling oplossen verdient een passend antwoord. Vertel kort wat er speelt en welke stap u wilt bespreken.
Zo begint het contact
- Vul uw eigen contactgegevens en een korte omschrijving in.
- Controleer het bericht en verstuur het zelf via uw e-mailprogramma.
- Bespreek welke stukken, werkzaamheden en voorwaarden bij uw vraag horen.
Een informatieverzoek is nog geen opdracht. Bij een lopende reactietermijn of spoed is het belangrijk om direct passende hulp te zoeken.
Liever bellen?
085 130 8925
info@rechtincasso.nl
Controleer uw bericht
Uw bericht is nog niet verstuurd. Controleer de tekst en verstuur hem daarna zelf via uw e-mailprogramma.
Geen e-mailprogramma geopend? Kopieer de tekst en mail deze naar info@rechtincasso.nl.
