Begin bij herkenning
Vermeld het factuurnummer, de factuurdatum, de oorspronkelijke vervaldatum en het openstaande bedrag. Omschrijf kort welke opdracht of levering erbij hoort. Voeg zo nodig een kopie van de factuur toe. Een klant met verschillende lopende opdrachten moet zonder zoekwerk kunnen zien welke rekening u bedoelt. Controleer de geadresseerde voordat u verzendt.
Schrijf wat u wilt dat de klant doet
Vraag om betaling en geef aan hoe iemand een vraag of fout kan melden. Gebruik één duidelijke reactieroute. Een herinnering met meerdere tegenstrijdige bedragen of verschillende bankgegevens wekt twijfel. Als u eerder een nieuwe betaalafspraak maakte, verwijs daar dan naar. Een automatische standaardtekst moet niet langs die afspraak heen lopen.
Verdieping: De veertiendagenbrief: wat moet u vooraf controleren? →
Houd de formulering feitelijk
Beschrijf dat u de betaling op een bepaalde controledatum nog niet heeft ontvangen. Dat laat ruimte voor een kruising tussen betaling en bericht. Vermijd verwijten en dreigementen die niets bijdragen aan de oplossing. Zet geen maatregelen in de brief die niet zijn beoordeeld of die u niet kunt uitvoeren. Een helder bericht is overtuigender dan een rij zware termen.
Verwar herinneren niet met een wettelijke aanmaning
Een gewone herinnering is geen garantie dat aan alle eisen voor incassokosten is voldaan. Vooral bij consumenten is de juiste aanmaning van belang. Houd een vriendelijke betalingsvraag en een juridisch relevante laatste aanmaning uit elkaar. Gebruik daarvoor geen tekst waarvan u de termijn, formulering of toepasselijkheid niet heeft gecontroleerd.
Verdieping: Betalingstermijnen helder afspreken en bewaken →
Bewaar ook de opvolging
Sla het verzonden bericht met datum en geadresseerde op. Noteer een antwoord, nieuwe afspraak of teruggestuiterde e-mail. Komt een bericht niet aan, dan is opnieuw verzenden naar hetzelfde foutieve adres geen oplossing. Controleer na de afgesproken datum uw bank en kies bewust het vervolg. Zo ontstaat een bruikbare geschiedenis in plaats van een reeks losse herinneringen.
Dit kunt u nu controleren
Vink voor uzelf af wat u al heeft uitgezocht.
Veelgestelde vragen
Mag ik meteen extra kosten toevoegen?
Dat hangt af van de wettelijke en contractuele grondslag. Een herinnering maakt kosten niet vanzelf verschuldigd.
Kan ik een automatische herinnering gebruiken?
Ja, mits betalingen, bezwaren en nieuwe afspraken tijdig worden verwerkt zodat het bericht nog klopt.
Bronnen en achtergrond
Geraadpleegd op 25 september 2026. De voorbeelden zijn illustratief; uw afspraken en omstandigheden bepalen de beoordeling.
