Uw incassodossier volgen
Weten wat er gebeurt, welke reactie er ligt en wanneer u zelf iets moet doorgeven. Een actueel dossier begint met duidelijke communicatie.
Persoonlijk overleggen? 085 130 8925
Inzicht in de stand van zaken
Bij een lopende opdracht wilt u weten welke stappen zijn gezet, of uw klant heeft gereageerd en welke afspraak wordt opgevolgd. Spreek bij de start af hoe de voortgang wordt teruggekoppeld en wie uw contactpersoon is. Gebruik bij vragen steeds hetzelfde dossiernummer, zodat uw bericht bij de juiste zaak kan worden geplaatst.
Een update die u verder helpt
Vraag bij een voortgangsbericht niet alleen of er betaald is. Ook een inhoudelijk bezwaar, een voorstel voor termijnen of ontbrekende informatie kan van belang zijn. Een bruikbare update maakt duidelijk wat er bekend is, welke stap volgt en of daarvoor informatie of een besluit van u nodig is.
Een zorgvuldige aanpak,
stap voor stap.
Elke situatie vraagt om een eigen afweging. Dit overzicht laat zien welke onderdelen daarbij belangrijk zijn.
- 01
Dossier herkennen
Gebruik het dossiernummer en de naam van uw onderneming.
- 02
Stand opvragen
Vraag naar uitgevoerde acties, ontvangen reacties en actuele bedragen.
- 03
Wijzigingen melden
Geef betalingen, bezwaren en nieuwe afspraken door.
- 04
Vervolg bespreken
Maak duidelijk welke informatie of beslissing nog nodig is.
Eén lijn in de communicatie
Laat betrokken collega’s weten wie contact onderhoudt over het dossier. Als administratie, verkoop en directie onafhankelijk afspraken maken, kan onduidelijkheid ontstaan. Spreek intern af wie betalingen controleert en wie een voorstel mag bespreken. Zo blijft de informatie voor iedereen bruikbaar.
Voortgang opvragen via contact
Via deze website kunt u een e-mail over uw dossier voorbereiden of telefonisch contact opnemen. Er is hier geen inlogomgeving gekoppeld. Deel daarom geen wachtwoorden of toegangscodes. Vraag tijdens het contact welke manier van terugkoppelen voor uw opdracht is afgesproken.
Wat helpt om
overzicht te krijgen?
Met de juiste gegevens wordt een vraag concreter. Gebruik deze checklist voor uw eigen voorbereiding. U hoeft gevoelige stukken niet in het eerste contact te delen.
Stel eerst uw vraag →Dossiernummer
Het kenmerk waarmee uw zaak is geregistreerd.
Laatste bericht
De datum en inhoud van de meest recente terugkoppeling.
Nieuwe informatie
Betalingen, reacties, creditnota’s of gewijzigde contactgegevens.
Concrete vraag
Wat wilt u weten of welk besluit wilt u bespreken?
Betaling rechtstreeks ontvangen?
Geef een betaling door met factuurnummer, bedrag en ontvangstdatum. Vermeld of het om de volledige factuur of een deel gaat. Een betaling die niet is doorgegeven kan zorgen voor een onjuist saldo in de correspondentie. Meld ook creditnota’s of afspraken die u zelf heeft gemaakt.
Een vervolgbesluit hoort bij een actueel dossier
Voor een nieuwe stap moeten recente reacties en betalingen zijn verwerkt. Bespreek een kostenvoorstel daarom samen met de actuele stand. Vraag wat een vervolgstap kan opleveren, welke onzekerheden bestaan en wat er gebeurt als u niet verder wilt.
Wat u vooraf
wilt weten.
De antwoorden geven algemene uitleg. De feiten van uw eigen situatie bepalen welke aanpak passend is.
Kan ik op deze pagina inloggen?
Nee. Er is geen klantenportaal aan deze pagina gekoppeld. U kunt de stand van uw dossier telefonisch of per e-mail opvragen.
Hoe vaak krijg ik een update?
De frequentie en manier van terugkoppelen horen bij de afspraken voor uw opdracht. Bespreek die bij de start.
Wat moet ik melden als mijn klant belt?
Geef de inhoud van het gesprek, eventuele toezeggingen en afspraken door met uw dossiernummer.
Moet ik wachten op een update om betaling te melden?
Nee. Geef een ontvangen betaling zo snel mogelijk door zodat het saldo kan worden aangepast.
Even samen
naar uw situatie kijken?
Uw vraag over uw incassodossier volgen verdient een passend antwoord. Vertel kort wat er speelt en welke stap u wilt bespreken.
Zo begint het contact
- Vul uw eigen contactgegevens en een korte omschrijving in.
- Controleer het bericht en verstuur het zelf via uw e-mailprogramma.
- Bespreek welke stukken, werkzaamheden en voorwaarden bij uw vraag horen.
Een informatieverzoek is nog geen opdracht. Bij een lopende reactietermijn of spoed is het belangrijk om direct passende hulp te zoeken.
Liever bellen?
085 130 8925
info@rechtincasso.nl
Controleer uw bericht
Uw bericht is nog niet verstuurd. Controleer de tekst en verstuur hem daarna zelf via uw e-mailprogramma.
Geen e-mailprogramma geopend? Kopieer de tekst en mail deze naar info@rechtincasso.nl.
Lees verder in onze kennisbank
Een incassodossier voorbereiden zonder ontbrekende stukken
Een bruikbaar dossier laat zien wat is afgesproken, wat is geleverd en wat nog openstaat. Met een logische indeling voorkomt u onnodig zoekwerk.
Praktische uitleg
Hoe lang duurt een incassotraject?
Een vaste einddatum is meestal niet vooraf te geven. Wel kunt u afspraken maken over contactmomenten, beslissingen en de informatie die u onderweg ontvangt.
Praktische uitleg
Uw klant is failliet: orden uw vordering en vervolgstappen
Een faillissement verandert de situatie. Controleer de officiële informatie, verzamel uw stukken en stem verdere stappen af met de juiste betrokkenen.
Praktische uitleg