Schrijf eerst een korte tijdlijn
Begin met een zakelijke samenvatting: opdracht, uitvoering, facturatie, vervaldatum en contact daarna. Noteer concrete data en verwijs naar de bijbehorende documenten. Zo ziet iemand die het dossier niet kent snel waar het om gaat. Houd feiten en uw eigen interpretatie uit elkaar. Vermeld bijvoorbeeld wat de klant schreef, niet alleen dat deze “weigert”.
Verzamel de basis van de vordering
Voeg overeenkomst, offerte, opdrachtbevestiging en relevante voorwaarden bij elkaar. Bij mondelinge afspraken kunnen berichten, werkbonnen of andere stukken context geven. Leg vast wie namens welke partij handelde. Als de factuur op een andere naam staat dan de opdracht, is dat een punt om uit te zoeken voordat verdere stappen worden gezet.
Verdieping: Klant betaalt niet: welke stap past bij uw situatie? →
Maak het saldo controleerbaar
Zet facturen, betalingen en creditnota’s in één overzicht. Vermeld per betaling datum, bedrag en kenmerk. Maak zichtbaar welke hoofdsom resteert en welke andere posten worden gevraagd. Tel niet alleen bedragen uit oude herinneringen op: daarin kunnen al kosten of eerdere saldi staan. Een eenvoudige controle voorkomt dat dezelfde post dubbel wordt meegenomen.
Neem het bezwaar volledig mee
Stuur niet uitsluitend berichten die uw standpunt ondersteunen. Een klacht, herstelafspraak of toezegging over korting kan de beoordeling veranderen. Bewaar de volledige relevante correspondentie, inclusief bijlagen. Geef aan welke vraag nog openstaat. Een behandelaar kan beter vooraf rekening houden met een lastig punt dan het later voor het eerst via de andere partij horen.
Verdieping: Uw klant betwist meerwerk: welke stukken helpen? →
Stem de overdracht af
Vraag welke stukken nodig zijn en welk kanaal voor aanlevering wordt gebruikt. Deel niet automatisch complete mailboxen of bankafschriften. Beperk informatie tot wat voor het dossier relevant is. Bewaar originelen en registreer wat u heeft aangeleverd. Spreek daarna af wie wijzigingen doorgeeft en wanneer u een nieuwe betaling moet melden.
Dit kunt u nu controleren
Vink voor uzelf af wat u al heeft uitgezocht.
Veelgestelde vragen
Moet ik meteen alles uploaden?
Stem eerst af welke stukken nodig zijn en hoe u die deelt. De website biedt momenteel geen dossierupload.
Wat doe ik met nieuwe betalingen?
Meld deze met bedrag, datum en factuurnummer zodra een dossier loopt.
Bronnen en achtergrond
Geraadpleegd op 25 september 2026. De voorbeelden zijn illustratief; uw afspraken en omstandigheden bepalen de beoordeling.
