Controleer wat er werkelijk openstaat
Vergelijk de factuur met uw bank en administratie voordat u contact opneemt. Is een betaling onder een ander kenmerk binnengekomen? Is een creditnota nog niet verwerkt? Controleer ook of de afgesproken betaaltermijn voorbij is. Een fout in het saldo maakt een verder gesprek onnodig lastig. Noteer het bedrag en de controledatum, zodat collega’s met dezelfde informatie werken.
Zoek uit waarom betaling uitblijft
Een klant kan de factuur missen, wachten op interne goedkeuring, betalingsproblemen hebben of het werk betwisten. Stel een concrete vraag: is de factuur ontvangen en wat houdt betaling tegen? Vraag bij een administratieve blokkade welke informatie ontbreekt. Bij een klacht vraagt u welk onderdeel niet klopt. Vermijd de aanname dat iedere achterstand onwil is.
Verdieping: Een betalingsherinnering schrijven die duidelijk is →
Maak een toezegging controleerbaar
“We betalen binnenkort” geeft weinig houvast. Vraag om een datum en leg vast op welke factuur de toezegging betrekking heeft. Bevestig de afspraak kort en controleer daarna de daadwerkelijke ontvangst. Een screenshot van een geplande betaling is niet hetzelfde als geld op uw rekening. Meld een ontvangen bedrag ook aan een eventuele dossierbehandelaar.
Kies een vervolg dat bij de reactie past
Een vergeten factuur kan met een herinnering worden opgelost. Een inhoudelijk geschil vraagt om dossierbeoordeling. Een verzoek om termijnen vraagt om een haalbare regeling. Als contact en afspraken geen resultaat geven, kunt u incasso bespreken. Voor consumenten gelden bijzondere voorwaarden voordat incassokosten kunnen worden gevraagd; een willekeurige herinnering is daarvoor niet automatisch voldoende.
Verdieping: Een betalingsregeling afspreken die te volgen is →
Zet de overdracht klaar
Bewaar de opdrachtbevestiging, factuur, herinneringen en antwoorden bij elkaar. Beschrijf ook wat u zelf heeft toegezegd. Geef een incassopartner het actuele beeld, inclusief onzekerheden. Laat vóór de start uitleggen welke werkzaamheden worden gedaan en welke kostenafspraak geldt. Zo wordt de eerste stap gebaseerd op uw dossier in plaats van alleen op het factuurbedrag.
Dit kunt u nu controleren
Vink voor uzelf af wat u al heeft uitgezocht.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd meerdere herinneringen sturen?
Er is geen algemeen aantal dat voor iedere situatie werkt. De afspraken, soort klant en eisen voor eventuele kosten zijn bepalend.
Wat als de klant een klacht heeft?
Vraag om de inhoud en onderbouwing. Houd de beoordeling van het bezwaar apart van de administratieve opvolging.
Bronnen en achtergrond
Geraadpleegd op 25 september 2026. De voorbeelden zijn illustratief; uw afspraken en omstandigheden bepalen de beoordeling.
