Bepaal eerst voor wie de brief bedoeld is
Controleer of uw klant als consument handelt of zakelijk een overeenkomst heeft gesloten. Dat onderscheid is belangrijk voor de aanmaning en kosten. Kijk naar de concrete overeenkomst en niet alleen naar een naam op de factuur. Twijfelt u over de hoedanigheid van de klant, laat die vraag beoordelen voordat u een standaardbrief gebruikt.
Termijn en ontvangst horen bij elkaar
Voor de consumentenaanmaning is een correcte kosteloze termijn van belang. De Rijksoverheid noemt veertien dagen om alsnog te betalen voordat incassokosten worden gevraagd. De precieze formulering en aanvang vragen aandacht: reken niet simpelweg vanaf een willekeurig gekozen factuur- of verzendmoment. Laat bij twijfel controleren hoe de termijn in uw brief is vastgelegd.
Verdieping: Incassokosten, rente en uw eigen kosten uit elkaar houden →
Maak de gevolgen concreet
De klant moet begrijpen welke vordering openstaat en welke incassokosten na het ongebruikt verstrijken van de termijn worden gevraagd. Controleer daarom het actuele saldo en de berekening. Een vage verwijzing naar “alle bijkomende kosten” biedt niet dezelfde duidelijkheid. Houd rente, hoofdsom en incassokosten als afzonderlijke posten herkenbaar.
Verzend en bewaar zorgvuldig
Bewaar de definitieve brief, het gebruikte adres en de verzendgegevens. Noteer ook teruggekomen post of een foutmelding. Bij discussie over ontvangst moet u kunnen reconstrueren wat is gebeurd. Een opgeslagen concept bewijst niet dat juist die versie is verzonden. Voeg de brief en relevante informatie over verzending toe aan een later incassodossier.
Verdieping: Een betalingsherinnering schrijven die duidelijk is →
Controleer de situatie vóór het vervolg
Kijk na afloop opnieuw naar betalingen en ontvangen bezwaren. Is er gedeeltelijk betaald of een regeling afgesproken, verwerk dat dan eerst. Ontdekt u een fout in de brief, ga er niet vanuit dat een incassobureau die achteraf automatisch kan herstellen. Bespreek welke nieuwe stap nodig is en vermijd dubbele of onduidelijke kosten.
Dit kunt u nu controleren
Vink voor uzelf af wat u al heeft uitgezocht.
Veelgestelde vragen
Is een gewone herinnering voldoende?
Niet automatisch. De inhoud en termijn moeten voldoen aan de eisen die voor de vordering gelden.
Kan ik de brief achteraf aanpassen?
U kunt een verzonden brief niet met terugwerkende kracht wijzigen. Laat beoordelen of een nieuwe aanmaning nodig is.
Bronnen en achtergrond
Geraadpleegd op 25 september 2026. De voorbeelden zijn illustratief; uw afspraken en omstandigheden bepalen de beoordeling.
