Een correcte factuur opstellen
Een duidelijke factuur helpt uw klant om te betalen en ondersteunt uw administratie. Controleer zowel de verplichte gegevens als de praktische betaalinformatie.
Persoonlijk overleggen? 085 130 8925
De belangrijkste factuurgegevens
Voor een reguliere btw-factuur noemt de Belastingdienst onder meer uw naam en adres en die van uw afnemer, uw btw-identificatienummer, uw KVK-nummer indien van toepassing, een factuurdatum en een uniek opeenvolgend factuurnummer. Ook een omschrijving en hoeveelheid of omvang van de levering horen erbij.
Bedragen en btw inzichtelijk maken
Vermeld de leveringsdatum of datum van vooruitbetaling, het bedrag exclusief btw, het toepasselijke btw-tarief en het btw-bedrag. Bij verschillende tarieven moet duidelijk zijn welk bedrag bij welk tarief hoort. Voor bijzondere situaties, zoals een vereenvoudigde factuur, vrijstelling of buitenlandse levering, kunnen andere regels gelden.
Van vraag naar inzicht.
Gebruik dit overzicht om uw eigen situatie te ordenen. De precieze vervolgstap hangt af van de feiten.
- 01
Identiteit
Controleer de gegevens van u en uw afnemer.
- 02
Herkenbaarheid
Gebruik een datum en een uniek opeenvolgend factuurnummer.
- 03
Prestatie
Omschrijf wat is geleverd, hoeveel en wanneer.
- 04
Bedragen
Maak prijs, toepasselijke btw en praktische betaalinformatie duidelijk.
Een praktische controle vóór verzending
Vergelijk de factuur met uw offerte of opdracht: klopt de afgesproken prijs en is eventueel meerwerk terug te vinden? Controleer vervolgens de afnemer en het betaaladres. Laat een collega of uw boekhouder meekijken wanneer de btw-behandeling afwijkt van wat u gewoonlijk doet. Zo voorkomt u dat een onduidelijke of foutieve factuur het betalingsproces vertraagt.
Bewaar het verband tussen factuur en opdracht
Een factuur staat niet los van de overeenkomst. Bewaar afspraken over levering, prijswijzigingen en oplevering bij elkaar. Als uw klant vragen stelt, kunt u daardoor gericht antwoorden. Bij een correctie is het belangrijk dat uw administratie ook later nog laat zien wat er is gewijzigd en waarom.
Wat helpt om
overzicht te krijgen?
Met de juiste gegevens wordt een vraag concreter. Gebruik deze checklist voor uw eigen voorbereiding. U hoeft gevoelige stukken niet in het eerste contact te delen.
Stel eerst uw vraag →Gegevens van partijen
Controleer de namen en adressen; gebruik de toepasselijke ondernemingsgegevens.
Nummer en datum
Een uniek nummer helpt bij betalen, terugzoeken en herinneren.
Wat is geleverd
Omschrijf de prestatie zo dat uw klant die kan herkennen en controleren.
Prijs en belasting
Controleer de bedragen en de juiste btw-behandeling voor de specifieke situatie.
Maak betalen eenvoudig
Vermeld een gecontroleerd rekeningnummer, een herkenbaar betalingskenmerk en de overeengekomen betaaltermijn. Maak duidelijk bij wie de klant terechtkan met een vraag. Deze praktische gegevens ondersteunen de betaling, maar vervangen de fiscale factuureisen niet.
Een factuur is onderdeel van uw dossier
Bewaar naast de factuur ook de opdracht, afspraken, bewijs van levering en correspondentie. Bij een betalingsgeschil kan juist die combinatie van belang zijn. Controleer de actuele en voor uw situatie geldende eisen bij de Belastingdienst.
Wat u vooraf
wilt weten.
De antwoorden geven algemene uitleg. De feiten van uw eigen situatie bepalen welke aanpak passend is.
Meer informatie: Belastingdienst: factuureisen.
Zijn de eisen voor iedere factuur gelijk?
Nee. Er zijn bijzondere situaties, onder meer bij vereenvoudigde facturen en grensoverschrijdende leveringen. Controleer de actuele regels die op uw situatie van toepassing zijn.
Is een rekeningnummer een fiscale factuureis?
Praktische betaalinformatie en fiscale factuureisen zijn niet hetzelfde. Een juist rekeningnummer helpt de betaling, maar vervangt geen verplichte factuurgegevens.
Mag een factuurnummer vaker voorkomen?
Gebruik een uniek opeenvolgend nummer binnen uw nummerreeks. Dat maakt de factuur herleidbaar en voorkomt verwarring bij betaling.
Betekent een correcte factuur dat mijn vordering vaststaat?
Niet automatisch. Bij een geschil kunnen de overeenkomst en de uitvoering ook belangrijk zijn. Bewaar daarom meer dan alleen de factuur.
Even samen
naar uw situatie kijken?
Uw vraag over een correcte factuur opstellen verdient een passend antwoord. Vertel kort wat er speelt en welke stap u wilt bespreken.
Zo begint het contact
- Vul uw eigen contactgegevens en een korte omschrijving in.
- Controleer het bericht en verstuur het zelf via uw e-mailprogramma.
- Bespreek welke stukken, werkzaamheden en voorwaarden bij uw vraag horen.
Een informatieverzoek is nog geen opdracht. Bij een lopende reactietermijn of spoed is het belangrijk om direct passende hulp te zoeken.
Liever bellen?
085 130 8925
info@rechtincasso.nl
Controleer uw bericht
Uw bericht is nog niet verstuurd. Controleer de tekst en verstuur hem daarna zelf via uw e-mailprogramma.
Geen e-mailprogramma geopend? Kopieer de tekst en mail deze naar info@rechtincasso.nl.
